Pomiar kaloryczności procesów – metody i narzędzia

26/08/2020

W pierwszym artykule skupiłem się na korzyściach płynących z pomiaru procesów. Teraz postaram się przybliżyć ten temat od strony metod pomiaru oraz analizy wyników. Ale uwaga, nie każdy proces powinien być mierzony w opisany w artykule sposób. Wynika to z tego, że metoda i czas pomiaru zależą zarówno charakterystyki samego procesu, jak i jego zmienność, a nawet nastawienia osób biorących udział w danym procesie.

Co kiedy mierzyć?

Przedmiotem pomiaru może być proces zarówno produkcyjny, usługowy, jak i biurowy. Istotne jest, aby był on powtarzalny, a kolejne jego powtórzenia zawierały te same aktywności. Im mniejsze różnice istnieją w kolejności i sposobie wykonywania poszczególnych kroków, tym bardziej miarodajny będzie wynik pomiaru. Mierzyć możemy także procesy, w których pojedyncze kroki są wykonywane okazjonalnie (np. utworzenie nowego klienta w systemie fakturującym) lub regularnie co kilka powtórzeń (np. czyszczenie maszyny produkcyjnej po przepracowaniu partii produktu). 

Czy przedział czasowy, w którym dokonujemy pomiaru ma znaczenie przy uzyskiwaniu miarodajnych wyników? Jest to zależne od charakterystyki procesu. Decyzja o zakresach czasowych pomiaru jest podejmowana po dokładnym rozpoznaniu w trakcie wywiadów analitycznych. Większość procesów charakteryzuje się stałością i okres, w którym są one poddane mierzeniu nie ma wpływu na wyniki.  

Niektóre procesy ulegają pewnym fluktuacjom w takim znaczeniu, że czas trwania pojedynczego przebiegu jest różny w poszczególnych okresach.  Przykładem będzie rozliczanie pracowników z ilości zakończonych spraw w ciągu miesiącagdzie można założyć, że sprawy skomplikowane i czasochłonne będą odkładane na jego koniec, a średni czas zakończenia sprawy będzie różny pierwszym ostatnim tygodniu. Innym przykładem, tym razem czynnika zewnętrznego rzutującego na czas trwania procesu jest jakość surowca, który podlega przetworzeniu w mierzonym procesie. W zależności od dostawy lub partii, czas potrzebny na przerobienie surowca może się różnić 

czas w procesie biznesowym

Jak mierzyć? 

Spośród różnych sposobów pomiaru, najczęściej wykorzystuje się metody uproszczone. Decydującym kryterium jest ich mniejsza pracochłonność, a zatem i koszty. Niemniej ostateczny wybór powinien uwzględniać nasze oczekiwania co do rezultatów i ich późniejszego wykorzystania.  

Metoda migawkowa  

Metoda polega na cyklicznym monitorowaniu aktywności, czyli obserwowaniu – regularnie i w równych odstępach czasu co robi badany pracownik lub maszyna. Wyjaśnię ją na przykładzie procesu pakowania truskawek do pojemników. Pomiar czynności wykonywanych przez jednego pracownika prowadzono przez 8h, a obserwacje wykonywano co 2 minuty co dało 240 obserwacji. Wyniki prezentuje poniższa tabela i wykres.   

Liczba obserwacji w procesie biznesowym

Aktywność  Liczba obserwacji  Szacowany udział czasowy 
Mycie   19  7,92% 
Selekcja i usuwanie odpadów  33  13,75% 
Napełnianie pojemników  45  18,75% 
Foliowanie pojemników  76  31,67% 
Przyklejanie etykiet i układanie na palecie  19  7,92% 
Przerwa  12  5,00% 
Pomoc innym pracownikom  20  8,33% 
Rozmowa z przełożonym  16  6,67% 
SUMA  240  100% 

 

Warto w tym przykładzie zwrócić uwagę na fakt, że odnotowana liczba obserwacji nie musi odpowiadać liczbie powtórzeń danych aktywności pracownika (np. pracownik mógł myć truskawki tylko raz, ale robił to w trakcie 19 obserwacji) 

Metoda migawkowa jest prostą metodą pomiaru, wygodną dla użycia zarówno dla pracownika, jak i konsultanta. Z drugiej strony, jest ona obarczona niską dokładnością i wyraźnym marginesem błędu. Metoda nie powinna być stosowana w procesach charakteryzujących się dużą dynamiką i częstą zmiennością aktywności. 

Fotografia dnia pracy 

Pomiar za pomocą fotografii dnia pracy polega na dokumentacji całej aktywności pracownika w trakcie dnia pracy, w taki sposób, że koniec jednej aktywności jest jednocześnie początkiem kolejnej. W naszym przykładzie z pakowaniem truskawek, wynikiem będzie dokładnie zmierzony czas na wszystkich aktywnościach, tak jak w poniższej tabeli. 

Aktywność  Łączny czas 
Mycie   0:16:28 
Selekcja i usuwanie odpadów  1:15:03 
Napełnianie pojemników  1:43:52 
Foliowanie pojemników  2:49:42 
Przyklejanie etykiet i układanie na palecie  0:33:18 
Przerwa  0:21:37 
Pomoc innym pracownikom  0:36:37 
Rozmowa z przełożonym  0:23:33 
SUMA  8:00:00 

 

Wynik sumaryczny pokazuje łączny czas spędzony na danych aktywnościach, natomiast mogły one być wykonywane wielokrotnie w ciągu dnia. 

Niewątpliwą zaletą fotografii dnia pracy jest wysoka dokładność. Badacz ma możliwość na bieżąco obserwować zarówno przebieg procesu, jak i zachowanie pracownika. Pozwala to zdiagnozować czynniki mające wpływ na tempo realizacji procesu. Dodatkowo metoda pozwala oszacować ilość nieproduktywnego czasu w ciągu dnia.  Minusem tej metody jest dyskomfort spowodowany bycia obserwowanym przez ‘cień’, co może mieć wpływ na tempo pracy. 

Różnicę w pomiarze obrazuje poniższa grafika, w której kolorowe bloki oznaczają poszczególne aktywności mierzone w sposób ciągłego pomiaru dnia pracy, a czarne kreski oznaczają migawkowe obserwacje: 

migawkowy pomiar aktywności w procesie biznesowym

 

Metoda chronometrażu  

Jest to metoda zbliżona do fotografii dnia pracy, tym, że pomiarowi podlegają tylko te aktywności, które stanowią dla procesu wartość dodaną.  Jest ona wykorzystywana w sytuacjach, gdy badany proces jest realizowany przez pracowników przez jedynie część dnia roboczego, a pozostałe obowiązki nie wymagają pomiaru.  Wykres przedstawiający metodę wykorzystując nasz przykład wygląda następująco: 

pomiar wartości dodanej w procesie biznesowym

Kto odnotowuje dane z pomiaru? 

Wpływ na to, kto powinien mierzyć proces ma szereg czynników takich jak między innymi: powtarzalność i poziom skomplikowania procesu, zaangażowanie i nastawienie pracowników czy liczba osób realizujących proces. zależności od powyższego, w niektórych przypadkach pomiaru mogą dokonywać go po prostu sami pracownicy. Winnych zaś lepszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie zewnętrznych konsultantów. 

Dobór próby i zakończenie pomiaru 

pomiarze procesów dobieramy próbę posługując się celowymi metodami statystycznymi. 

Odwołując się do metod statycznych doboru próby, w pomiarze procesów możemy użyć tylko metod celowych, gdzie wybór próby podlega subiektywnej ocenie badacza.  Daje to badaczowi możliwość przerwania lub zakończenia pomiaru w dowolnym momencie, jeśli tylko uzna próbę za wystarczającą. Metody losowe doboru próby nie znajdą zastosowania w pomiarze procesów ze względu na ich zamkniętość do określonej z góry populacji, podczas gdy przy pomiarze procesów każde kolejne powtórzenie ją zwiększa. 

Dokładność pomiaru rośnie wraz z wielkością badanej próby wyników. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie jaka próba danych jest potrzebna, aby opomiarować kaloryczność procesu. Każdy proces jest inny i badacz na podstawie jego analizy oraz początkowych obserwacji powinien podjąć decyzję o zakończeniu pomiaru w momencie, w którym dalsze badanie nie wpłynie w sposób znaczący na wnioski. Zbyt mała próba powoduje niedokładność pomiaru i ryzyko wyciągnięcia błędnych wniosków dotyczących procesu, a zbieranie ogromnych ilości danych generuje dodatkowe koszty bez wpływu na wzrost wartości dodanej. 

Co powinien zawierać dobry raport z pomiaru kaloryczności procesu? 

Dobry raport to taki, który syntetyzuje zebrane dane oraz pokazuje wnioski z ich analizy.  

W zależności od potrzeb powinny znaleźć się w nim wartości średniego, minimalnegomaksymalnego czasu aktywności, a także czas nieproduktywny, wartości odstające i inne dane. O ile wartości czasowe są niezbędne, to nie mówią wiele, jeśli nie umiejscowi się ich w odpowiednim kontekście. Doświadczenie nauczyło mnie, że analiza powinna zawierać nie tylko informacje dotyczące czasu trwanie procesu, ale w miarę możliwości odpowiadać na pytanie, dlaczego proces tyle trwa? Z czego wynikają rozbieżności czasowe poszczególnych aktywności? Odpowiedzi na te pytania wymagają od badacza dużego zaangażowania w pomiar oraz ciągłego monitorowania i analizowania wyników, bowiem już na etapie zbierania danych musi on wychwycić obserwacje, które należy wyjaśnić.  

Firmy, których procesy są cyfrowe, mają do dyspozycji dane z systemów komputerowych wykorzystywanych w procesach. Są one najczęściej zbierane w postaci logów. Nie są one w stanie zastąpić pomiaru kaloryczności, niemniej użycie ich w analizie jako dane uzupełniające, pozwala ujrzeć szerszy obraz i wyciągnąć dodatkowe wnioski. 

Raport i co dalej? 

Pomiar kaloryczności jest wstępem do szeregu inicjatyw, mających na celu optymalizację procesu. I to właśnie one są powodem, dla którego warto mierzyć swoje procesy.  W oparciu o rzeczywiste dane, a nie domysły wiadomo jest co i z jakim priorytetem poprawiać.  

Firmy, które jeszcze nie mierzyły swoich procesów a chciałyby zacząć, zachęcam gorąco do wykonania tego kroku. Jeśli blokadą jest brak doświadczenia i niewiedza, chętnie pomogę przeprowadzić Państwa przez całą ścieżkę, od zmapowania, udokumentowania i pomiaru procesu, aż do implementacji rekomendacji go optymalizujących.  

Procesy lub ich części, które nadal wykonywane są manualnie warto wesprzeć odpowiednim rozwiązaniem automatyzującym lub po prostu je ucyfrowić. Możliwości i narzędzi do tego jest wiele od profesjonalnych platform workflowklasy np.: Camunda, po proste roboty software, czyli Robotic Process Automation. Jeśli zainteresował Cię mój artykuł i chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach pomiaru kaloryczności procesów w Twojej firmie skontaktuj się z nami. Zachęcam także do rejestracji na webinar, w którym opowiem o pomiarze i moich doświadczeniach z nim związanych.

Zarejestruj się na webinar!

Maciej Dudkowski

Zarejestruj się na webinar:

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb procesu realizacji zgłoszenia (pokaż więcej) przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”). Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych (pokaż więcej)przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa)oraz otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na adres e-mail i numer telefonu podany przeze mnie, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), oraz Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

 

Watch for free

Enter your contact details to receive a link to the recording:

I voluntarily consent to the processing of my personal data for the purposes of the application process (show more) by Altkom Experts sp. z o.o. and Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (51 Chłodna Street, 00-867 Warsaw), in accordance with Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data ("RoDO"). I am aware that providing the above personal data is voluntary, but necessary to handle the request, and that I have the right to access the content of my data and the possibility of correcting it, and that my consent may be revoked at any time. Please contact the Altkom Data Protection Officer: iodo@altkom.pl.

I voluntarily consent to the processing of my personal data for marketing purposes (show more)by Altkom Experts sp. z o.o. and Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warsaw) and receiving commercial information by electronic means to the e-mail address and telephone number provided by me, in accordance with Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data ("RODO"), and the Act of 18 July 2002 on the provision of electronic services. I am aware that providing the above personal data is voluntary and that I have the right to access and correct my data and that my consent may be revoked at any time. Please contact the Altkom Data Protection Officer: iodo@altkom.pl.

 

Zarejestruj się na webinar:

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb procesu realizacji zgłoszenia (pokaż więcej) przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”). Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych (pokaż więcej)przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa)oraz otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na adres e-mail i numer telefonu podany przeze mnie, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), oraz Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

 

Zarejestruj się na webinar:

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb procesu realizacji zgłoszenia (pokaż więcej) przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”). Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych (pokaż więcej)przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa)oraz otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na adres e-mail i numer telefonu podany przeze mnie, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), oraz Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

 

Zarejestruj się na webinar:

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb procesu realizacji zgłoszenia (pokaż więcej) przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”). Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych (pokaż więcej)przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa)oraz otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na adres e-mail i numer telefonu podany przeze mnie, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), oraz Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl