Jak zbierać wymagania biznesowe pod presją czasu?

29/05/2018

Uczestniczyłem ostatnio w ciekawych warsztatach, których celem było zebranie wymagań biznesowych banku pod oprogramowanie do obsługi procesu Know Your Customer. Przy tej okazji chciałbym się podzielić kilkoma refleksami na temat bardzo efektywnej, a mimo to niezbyt często stosowanej metody formułowania wymagań pod presją czasu.

Analiza potrzeb

Co byś zrobił, jako sponsor albo kierownik rozpoczynającego się projektu IT, na którego realizację masz bardzo mało czasu?

Jednym z pierwszych etapów projektu jest wybór dostawcy i podpisanie z nim umowy. Aby wysłać potencjalnym dostawcom zapytania ofertowe musisz mieć uzgodnione wewnętrznie wymagania biznesowe i przynajmniej główne wymagania funkcjonalne. Zazwyczaj takie wymagania formułowane są przez piony biznesowe z udziałem pracowników działu IT. Ich przygotowanie jest czasochłonne zwłaszcza, jeśli projekt obejmuje swoim zasięgiem kilka linii biznesowych.

Doświadczenie podpowiada, że nawet dobrze opisane wymagania zrodzą po stronie potencjalnych dostawców wiele pytań i wątpliwości, na które trzeba będzie odpowiedzieć, zanim dostawcy będą mogli złożyć oferty. Jeśli harmonogram projektu jest bardzo napięty może się zdarzyć, że żaden dostawca nie zaoferuje całościowego rozwiązania i jedyną metodą realizacji projektu okaże się kooperacja kilku dostawców. Uzgodnienie podziału budżetu i zakresu prac pomiędzy nimi również zajmie dużo czasu.

Jak przyspieszyć ten etap, aby jak najwięcej czasu pozostało na implementację systemu, końcowe testy i wdrożenie?

Rozwiązanie szyte na miarę potrzeb

Jednym z rozwiązań jest przygotowanie wstępnych wymagań wspólnie z potencjalnymi dostawcami. Ten właśnie sposób został zastosowany do zebrania wymagań biznesowych pod oprogramowanie do obsługi procesu Know Your Customer i moim zdaniem okazał się bardzo skuteczny.

Pracując w ten sposób pieczemy dwie pieczenie na jednym ogniu. Znika problem z niejasnością czy wieloznacznością sformułowań, bo dostawcy na bieżąco mogą je wyjaśniać i usuwać. Poza tym, przy okazji wspólnych prac w naturalny sposób ujawniają się zakresy kompetencji, umożliwiające nawet podział docelowych prac pomiędzy dostawcami.

Jak to zrobić?

Najwygodniejszą formą są bez wątpienia warsztaty, podobne do tych, w których brałem udział. Dobrze jest zaplanować na nie kilka dni pod rząd, a nawet dwa tygodnie o ile złożoność problemu tego wymaga. Idealnie, gdy odbywają się poza siedzibą naszej firmy (na przykład w wynajętej sali konferencyjnej) i trwają cały dzień roboczy. Łączenie prac analitycznych z pracami operacyjnymi jest jak wiadomo mniej efektywne ze względu na rozproszenie uwagi uczestników.

Trzeba na nie zaprosić wiodących przedstawicieli wszystkich działów biznesowych, które są interesariuszami projektu, przedstawicieli działu IT i oczywiście analityków potencjalnych dostawców. Wspólna praca na tym etapie powoduje zwykle większe zaangażowanie pracowników na dalszych etapach projektu.

Na wypadek gdyby uzgodnienie wymagań biznesowych wymagało podjęcia decyzji albo skutkowało zmianami w procesach biznesowych konieczna jest obecność osób decyzyjnych.

Istotny jest też dobór dostawców. Efekty synergii uzyskamy, gdy kompetencje (specjalizacje) dostawców będą się wzajemnie uzupełniać. W przypadku, gdy ich kompetencje będą się pokrywać albo nakładać wzajemna współpraca może być trudniejsza.

Moderator, czyli z kim to zrobić

W formule warsztatów ważną rolę pełni moderator. To, w jaki sposób wypełnia on swoje zadania może stanowić różnicę pomiędzy sukcesem a porażką tej metody zbierania wymagań. Moderator układa plan kolejnych dni warsztatowych, prowadzi spotkania i pilnuje dyscypliny dyskusji starając się skracać ewentualne nieproduktywne dygresje. Dobrze, gdy moderator ma autorytet i wiedzę merytoryczną w zakresie projektu. Dzięki temu może dodatkowo pełnić rolę mediatora podczas zdarzających się czasem różnic zdań pomiędzy różnymi pionami biznesowymi.  Moderator powinien także upewniać się, że dostawcy dobrze rozumieją formułowane wymagania i zachęcać ich do zgłaszania na bieżąco wszystkich wątpliwości.

Produkt

Produktem takich warsztatów jest wstępna specyfikacja wymagań biznesowych opisana w sposób zrozumiały zarówno dla biznesu jak i dla dostawców.

Produktem dodatkowym może być też zarys porozumienia pomiędzy dostawcami w sprawie podziału prac. Na tej podstawie przygotowanie ofert przez dostawców wymaga znacznie mniej czasu i nie jest obarczone ryzykiem nieporozumień.

Autor: Mariusz Surma, Analityk w Dziale Konsultingu Altkom Software & Consulting

Zarejestruj się na webinar:

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb procesu realizacji zgłoszenia (pokaż więcej) przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”). Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych (pokaż więcej)przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa)oraz otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na adres e-mail i numer telefonu podany przeze mnie, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), oraz Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

 

Watch for free

Enter your contact details to receive a link to the recording:

I voluntarily consent to the processing of my personal data for the purposes of the application process (show more) by Altkom Experts sp. z o.o. and Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (51 Chłodna Street, 00-867 Warsaw), in accordance with Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data ("RoDO"). I am aware that providing the above personal data is voluntary, but necessary to handle the request, and that I have the right to access the content of my data and the possibility of correcting it, and that my consent may be revoked at any time. Please contact the Altkom Data Protection Officer: iodo@altkom.pl.

I voluntarily consent to the processing of my personal data for marketing purposes (show more)by Altkom Experts sp. z o.o. and Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warsaw) and receiving commercial information by electronic means to the e-mail address and telephone number provided by me, in accordance with Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data ("RODO"), and the Act of 18 July 2002 on the provision of electronic services. I am aware that providing the above personal data is voluntary and that I have the right to access and correct my data and that my consent may be revoked at any time. Please contact the Altkom Data Protection Officer: iodo@altkom.pl.

 

Zarejestruj się na webinar:

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb procesu realizacji zgłoszenia (pokaż więcej) przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”). Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych (pokaż więcej)przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa)oraz otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na adres e-mail i numer telefonu podany przeze mnie, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), oraz Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

 

Zarejestruj się na webinar:

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb procesu realizacji zgłoszenia (pokaż więcej) przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”). Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych (pokaż więcej)przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa)oraz otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na adres e-mail i numer telefonu podany przeze mnie, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), oraz Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

 

Zarejestruj się na webinar:

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb procesu realizacji zgłoszenia (pokaż więcej) przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”). Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl

Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych (pokaż więcej)przez Altkom Experts sp. z o.o. oraz Altkom Software & Consulting sp. z o.o. (ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa)oraz otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na adres e-mail i numer telefonu podany przeze mnie, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), oraz Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Mam świadomość, iż podanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne oraz że posiadam prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania a zgoda może być odwołana w każdym czasie. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Altkom: iodo@altkom.pl